全球公共衛生危機爆發 台灣企業聚焦維持營運順暢與未來經營趨勢

為您分析6大重點,了解企業如何透過科技帶來改變力量
2020.05.08 by 

在過去的幾十年中,世界經歷了多次病毒爆發,給我們留下許多教訓,這些經驗可以幫助人們適應新情況。2003年,世界遭受了嚴重急性呼吸道綜合症(SARS),全球實際經濟損失約為400億美元,造成774人死亡。2012年,我們經歷了致命的中東呼吸綜合症(MERS)。如今最新的病毒爆發是2019年的新型冠狀病毒(COVID-19),它已在全球範圍內迅速蔓延開恐慌,阻礙了全球生產,並迫使企業採取行動來因應危機。

隨著世界衛生組織(WHO)宣布全球公共衛生緊急情況,企業開始根據病毒流行情況重新調整其業務。在大多數情況下,雇主負有道德責任,採取明智和實際的措施來保證員工的安全和健康。在爆發期間,溝通至關重要。人力資源部門需要建立與管理層一致的戰略,以促進一個妥當,平靜的工作場所。MIS部門可以藉此機會提供解決方案,以支持新的人力資源戰略並適應辦公室現狀,以求改進。

企業應考慮以下因素,以便在應對當前情況的同時繼續保持穩健營運:

● 實施靈活的工作安排

隨著感染範圍越來越廣,員工可能會與病原體接觸,因此需要採取額外的辦法來照顧自己和他人。員工可能會因為不可抗力因素而選擇請病假或無薪假。雇主需要了解情況並採取措施,以便在這種情況下能夠繼續工作。

透過靈活的工作策略,可以減輕企業壓力並為團隊成員提供選擇。這些策略包含提供彈性工作時間、工作空間不侷限公司內(如在家工作)以及工作模式改變(如兼職崗位、工作共享)等安排。

● 開始採用「遠距工作」模式

在新型冠狀病毒爆發的高峰期,公司不得不關閉。 人們被隔離,許多人被迫留在家裡。 現在是雇主開始考慮遠距工作的時候了。 為了讓員工在遠距工作時仍保持生產力,公司必須尋求更多軟硬體和平台來維持溝通順暢,並更加重視資訊安全。

病毒爆發已促使公司尋找替代方案,以協作方式實現遠距工作。雲端辦公相關的服務需求在這段期間激增。例如微軟旗下 Skype 視訊軟體,3 月份的使用量比一個月前增長 70%,每日活躍用戶超過 4000 萬名,軟體通訊量躍升 220%。

● 謹慎評估商務旅行的必要

在流行病期間,雇主在判斷是否需要出差時應運用常識,並考慮員工的安全性以及公共責任。大多數公司將減少或推遲不必要的旅行和面對面的會議。在緊急時期,商務旅行不僅使員工處於感染風險中,還意味著企業需要承擔大量旅行費用。組織需要考慮員工醫療保險的覆蓋範圍,可能的旅行限制以及員工的整體健康狀況。最重要的是,在公共衛生緊急情況下不重新考慮商務旅行的組織可能需要對感染的蔓延進行負責。

人力資源諮詢公司Croner的副總監Paul Holcroft告訴《今日人事》,雇主對員工的照顧義務可能會擴大到取消前往存有任何健康風險的地方旅行。“原打算指派工作人員前往受影響地區的雇主,或許要考慮延遲旅行或評估是否可以通過科技方式進行任何會議。”

● 使用網路研討會來吸引客戶

如今,計劃透過行銷活動或研討會的企業將不得不將既定計畫推遲。活動和研討會的不利之處在於員工必須直接接觸眾多人群,公司應避免將員工暴露在感染之下的風險。企業需要考慮改以網路研討會這類透過線上串聯的方式來取代實體活動,因為線上活動可以輕鬆設置並擴大影響範圍。

在爆發期間,企業必須更審慎評估是否仍要參加展覽活動。電信商愛立信在向《今日商業》發表有關其參加2020年西班牙巴塞羅那舉行的世界移動通信大會(Mobile World Congress)的聲明中說:“在新型冠狀病毒的爆發和持續傳播之後,愛立信一直密切關注事態發展,並遵守了相關國家的建議。在經過廣泛的內部風險評估之後,愛立信決定採取進一步的預防措施,退出2020年巴塞羅那世界移動通信大會”。這是電信行業最大的事件。

● 避免錯誤訊息傳播

隨著假新聞的增加,雇主需要透過合適的平台傳遞可靠且經過驗證的病毒相關消息給員工。

雇主可以選擇通過電子郵件或互動式觸控顯示器中的 BenQ X-Sign 廣播功能共享訊息。後者在使用上更簡單,且佈告範圍十分廣泛。可以在疫情爆發時立刻傳達最新消息或是公司禮儀和法規。企業可以在幾秒鐘內毫不費力地創建內容並即時公告給員工,簡化訊息的傳播過程。

● 投資企業協作設備

在家工作的期間,會議可以通過即時協作設備或軟體進行。擁有以合作為企業文化的公司即使在病毒暴發期間,也很少會在日常運營中受到中斷。 為了實現協作,雇主可以為傳統空間進行創新科技的投資。好的協作工具能夠改善員工之間的會議體驗,並確保員工能確實傳達想法。

首先,與簡單的網頁解決方案相比,良好的視訊會議系統將提高公司視訊的使用率和整體互動協調性。此外,視訊會議可以為遍布整個國家甚至全球的大型企業節省數百萬的差旅費用。最重要的是,內容可以即時同步保存到雲端上,並能立即從員工的資訊設備和電腦的配套應用中進行查看或編輯。例如電子白板之類的工具可以完整地將原先零散的資訊或是想法串聯起來。

互動觸控顯示器通過展示資訊(包括簡報,圖像和影片)時來幫助企業改善會議溝通品質。明基擁有多種企業級觸控顯示解決方案,例如互動型觸控顯示器和智慧功能。這些都是為了易於使用,提高效率以及在辦公環境中鼓勵更多參與而創建的。

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