I 5 top trend del 2017 nella tecnologia per sale riunioni

2017.04.19 by 

I meeting dovrebbero essere momenti di incontro tra le persone desiderose di condividere le proprie idee e i propri progressi sugli obiettivi e sui progetti della società. Al contrario, manager e dipendenti tendono a temerli: i meeting vengono considerati come fastidiosi sprechi di tempo che ostacolano la produttività. Immagina un mondo diverso in cui tutti i membri dell'azienda desiderano partecipare ai meeting perché offrono sessioni di "brain sharing" collaborative. La tecnologia è in grado di farlo e il 2018 sarà l'anno in cui accadrà, almeno per molte aziende.

Un recente sondaggio ha rivelato che esiste un divario generazionale nel modo in cui le persone giudicano le riunioni. Il 55% dei "millennial" le definisce "produttive", mentre solo il 45 % delle generazioni più anziane concorda con questa visione. La differenza potrebbe risiedere nel tipo di tecnologia con cui ciascuna di queste generazioni è più familiare, poiché i giovani tendono a familiarizzare in fretta con le tecnologie più avanzate.

Ecco i tre principali motivi per cui le persone odiano le riunioni:
    ● Non comunicano informazioni originali o utili.
    ● Troppo spesso la presentazione non è chiara, quindi qualcuno finisce per ripetere esattamente ciò che qualcun altro ha appena detto.
    ● A causa della mancanza di elementi visivi centrali che attraggono l'attenzione, i partecipanti spesso si perdono in distrazioni secondarie.

Tuttavia, le seguenti cinque tendenze emergenti nella tecnologia delle sale riunioni stanno convertendo tali obiezioni per assicurare che ogni riunione offra un reale valore aziendale.

1. Collaborazione sul cloud
L'impossibilità per gli interessati di essere tutti presenti in sala può portare a ripetizioni, ritardi e riunioni che non vanno da nessuna parte perché i protagonisti non sono coinvolti. Ora le conferenze nel cloud consentono a dipendenti e manager di partecipare da uffici diversi o persino da fusi orari diversi. Tra le principali tendenze del 2017 nelle sale riunioni identificate da Exhibitor Online c'è la connettività wireless. La transizione verso soluzioni tecnologiche di conferenza digitale complete elimina la necessità per l'IT di partecipare alle riunioni di persona in caso di problemi di connessione e ne aumenta la produttività complessiva.

2. Integrazione dei documenti semplificata
Nelle riunioni, una delle frasi tipiche è sempre stata, "ti mando un..." Di solito questo significava che, a seguito dell'incontro, vi sarebbe stata una raffica di documenti condivisi tramite e-mail o altri canali di comunicazione. I server erano pieni di copie di documenti e nessuno sapeva per certo se possedeva l'ultima versione. Oggigiorno, la tecnologia per le conferenze può facilmente integrare i documenti in modo che tutti si trovino a lavorare sulla medesima versione. Information Age ha annunciato che "nel 2017, i CIO acquisteranno soluzioni di comunicazione focalizzate sulle esperienze piuttosto che sulla tecnologia, eliminando le distinzioni tra comunicazione, collaborazione e produttività". Integrando alcuni strumenti di produttività, tra cui documenti e calendari, in un'unica piattaforma di presentazione, i dipendenti usciranno dalle riunioni con la sensazione di avere una direzione e scopi comuni.

3. Lavagne interattive
Le lavagne per riunioni sono sempre state problematiche. I pennarelli sono disordinati e si seccano facilmente, oltre a macchiare in modo permanente. Le istruzioni "Non cancellare!" vengono rispettate raramente. Le informazioni non possono essere condivise fuori dalla stanza. Questi problemi appartengono ormai al passato. Adesso, i relatori efficienti possono contare su lavagne digitali con monitor interattivi. L'accesso alla tecnologia interattiva è stato identificato come la tendenza più importante per il 77% dei leader del settore alla conferenza IACC sulla Meeting Room of the Future. Puoi creare infinite immagini digitali da salvare su un disco rigido, condividere i tuoi pensieri online e iniziare con una lavagna pulita quando è il momento di passare ad altro.

4. Mobilità
L'avvento dell’ecosistema delle app ci ha permesso di lavorare da qualsiasi luogo. In passato, gli uffici mobili potevano consentire di tutto, tranne di ospitare meeting. Adesso possono. Gli stessi strumenti di collaborazione, software di presentazione e lavagne interattive sono disponibili su un dispositivo mobile vicino a te. Le app mobile ora consentono ai partecipanti alla riunione non solo di visualizzare la presentazione, ma di contribuire con le proprie idee e immagini da remoto.

5. Tutto quanto precede
Gli ultimi progressi nella tecnologia delle sale riunioni dimostrano come tutte queste tendenze convergano. Google Jamboard rappresenta un ottimo esempio. Per gli installatori di sistemi AV aziendali, la risposta futuristica di Google alla tecnologia di meeting è un risparmio di tempo e fatica. I team di lavoro non devono impazzire per creare collaborazioni utilizzando una serie di piattaforme confuse, ognuna delle quali richiede download e installazioni. Google Jamboard è dotato di un display 4K da 55 pollici con il miglior tempo di risposta al tocco della categoria. La penna stilo e la gomma associati funzionano senza bisogno di accoppiamenti né di batterie. All'interno, la piattaforma basata su cloud si integra perfettamente con Gmail, Google Drive e il resto delle app per la produttività dell'ufficio in G Suite. Ovunque si trovino i tuoi dipendenti, nella stanza o sui loro dispositivi mobile, potranno condividere idee visivamente, scambiare documenti e fissare scadenze per le azioni future.

Tuttavia, Google Jamboard è solo l'inizio. BenQ dispone di una gamma di display interattivi che possono migliorare la collaborazione e aumentare la produttività. Le dimensioni variano da 55 pollici fino a 86 pollici, alcuni con interattività multi-touch da 20 punti incorporata. BenQ ti fornisce tutto il necessario, sempre e ovunque tu debba proiettare una presentazione.

Come tenere meeting più produttivi
I dirigenti aziendali hanno bisogno di un punto di incontro dove trovare tutte queste tecnologie. BenQ mette a disposizione tecnologie di comunicazione e collaborazione che includono Google Jamboard. Offri alle tue idee le migliori possibilità di successo su uno schermo piatto interattivo 4K da 55 pollici con applicazioni basate su cloud. Tutti possono partecipare se presenti il tuo piano con chiarezza cristallina.

Potrai inoltre usufruire della presentazione wireless con gli IFP BenQ con l'aiuto di alcuni software ad alte prestazioni. Con l'esclusiva app di presentazione wireless InstaQShare BenQ, gli utenti aziendali possono presentare e trasmettere contenuti multimediali con qualità Full HD senza interruzioni, direttamente da qualsiasi dispositivo Android, iOS, Mac o Windows insieme ad altri 15 relatori wireless. Inoltre, il sistema di presentazione wireless InstaShow™ e il dongle QCast WiFi BenQ soddisfano i bisogni degli utenti aziendali contemporanei per quanto riguarda le presentazioni wireless. InstaShow™, che non necessita di software, può essere collegato a un laptop per una collaborazione wireless immediata al solo tocco di un pulsante, garantendo comunque una sicurezza di classe enterprise. Il dongle QCast consente invece lo streaming wireless in Full HD da qualsiasi laptop, dispositivo iOS o Android.

Contatta BenQ per integrare queste tecnologie nella tua organizzazione. Se vuoi sfruttare al meglio immaginazione, ispirazione, possibilità e competenza nel tuo prossimo meeting, parla con BenQ e rendili visibili.

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