Top 5 des technologies présentes dans les salles de conférence

2017.04.19 by 

Les réunions sont des moments que les employés sont censés attendre avec impatience pour pouvoir se rassembler et partager leurs inspirations et leurs progrès concernant les objectifs et les projets de l’entreprise. Au lieu de quoi, les managers autant que les collaborateurs redoutent d’y assister. Elles sont considérées comme une véritable perte de temps qui entrave la productivité. Imaginez un monde différent dans lequel tous les employés voudraient assister aux réunions parce qu’elles offrent des sessions de partage d'idées collaboratives et inspirantes. Grâce à la technologie, c’est possible. Cela se vérifiera en 2017, tout du moins pour de nombreuses entreprises.

Un sondage récent a révélé que le sentiment inspiré par les réunions varie suivant les générations. La génération Y les trouve productives à 55 %, tandis que seulement 45 % des personnes plus âgées les qualifient comme telles. La différence peut résider dans le type de solutions auxquelles sont habituées chacune de ces générations, car les enfants du millénaire ont tendance à adopter très rapidement les nouvelles technologies.

Voici le top trois des raisons pour lesquelles les employés détestent les réunions :
    ● Elles ne donnent aucune information utile ou inédite.
    ● Bien souvent, la présentation n’est pas claire et quelqu’un finit par répéter exactement ce qui vient d’être dit par une autre personne.
    ● Sans visuel central pour les unifier, les participants se perdent fréquemment en distractions sans lien avec le sujet de la réunion.

Ci-dessous, 5 tendances émergentes en matière de technologies à utiliser dans les salles de conférence transforment ces objections de manière radicale, afin de s'assurer que chaque réunion offre un atout non négligeable aux entreprises.

1. Collaboration sur le cloud
Ne pas pouvoir rassembler tout le monde en même temps dans la salle de réunion peut entraîner de nombreux compte-rendus, des retards dans les projets et des briefings qui ne mènent nulle part parce que les acteurs clés ne sont pas présents. Maintenant, les conférences sur le cloud permettent aux collaborateurs et aux managers de rejoindre les réunions depuis différents bureaux, voire même depuis différents fuseaux horaires. Parmi les principales tendances identifiées par Exhibitor Online autour des salles de réunion, se trouve la connectivité sans fil. La transition vers des solutions de conférences numériques n’implique plus la présence obligatoire du personnel informatique aux réunions en cas d'échec de connexion et elle augmente la productivité globale des réunions.

2. Intégration simplifiée des documents
Lors de réunions, les participants avaient l’habitude de dire « je t’enverrai... ». Cela signifiait en général qu’après la réunion, une ribambelle de documents seraient partagés par e-mail ou via d’autres moyens de communication. Les serveurs étaient remplis de doublons sans que personne ne sache avec certitude s'ils disposaient de la dernière version des documents. Désormais, les technologies de conférence peuvent intégrer les documents très facilement, afin que tout le monde soit à la page. Information Age a indiqué qu’ « en 2017, les directeurs des systèmes d'information achèteraient des solutions de communication sur la base des expériences plutôt que de la technologie, supprimant ainsi la distinction entre la communication, la collaboration et la productivité ». En intégrant des outils liés à la productivité tels que des documents et des calendriers dans une unique plateforme de présentation, les employés ressortent des réunions avec une même direction et un même but.

3. Tableaux blancs interactifs
Les tableaux qu'on trouve dans les réunions posent toujours problème. Les marqueurs sont mal rangés et sèchent rapidement. Les tableaux restent tachés par des images résiduelles. Le message « ne pas effacer ! » n’est généralement pas respecté. Les informations ne peuvent pas être partagées à l’extérieur de la salle. Tous ces tracas appartiennent au passé. Les intervenants efficaces peuvent désormais compter sur des tableaux blancs numériques avec les écrans plats interactifs. L’accès à la technologie interactive a été désigné comme la tendance la plus importante par 77 % des dirigeants d’entreprises à la conférence IACC portant sur la salle de réunion du futur. Il est possible de créer des images numériques à l’infini, de les enregistrer sur un disque dur, de partager vos impressions en ligne et de repartir avec une page blanche lorsqu'il faut passer à autre chose.

4. Adapté aux mobiles
L’arrivée de l'écosphère des applications permet de travailler depuis n’importe où. Les bureaux mobiles pouvaient tout faire, sauf accueillir des réunions. Maintenant, ils en sont capables. Les mêmes outils de collaboration, logiciels de présentation et tableaux blancs interactifs sont accessibles aux appareils mobiles qui sont à proximité de vous. Les applications mobiles permettent désormais aux participants non seulement de voir la présentation, mais également de contribuer avec leurs propres idées et visuels à distance.

5. Tout ce qui vient d’être dit
Les dernières avancées en matière de technologies présentes dans les salles de réunion prouvent à quel point toutes ces tendances sont convergentes. Google Jamboard en est un parfait exemple. La réponse futuriste de Google aux technologies en matière de réunions constitue à la fois un gain de temps et un gilet de sauvetage pour les intégrateurs de systèmes audiovisuels des sociétés. Les équipes n’ont plus à tâtonner pour collaborer en utilisant un hébergement ou des plateformes complexes, chacune de ces solutions nécessitant des téléchargements et des installations. Google Jamboard démarre avec un écran 4K de 55 pouces au temps de réponse tactile spectaculaire. Les stylets et la gomme qui l’accompagnent fonctionnent sans appairage ni piles. Sur le fond, la plateforme basée sur le cloud intègre Gmail, Google Drive et le reste des applications de G Suite, qui visent à augmenter la productivité au bureau. Peu importe l’endroit où se trouvent vos collaborateurs, que ce soit dans la pièce ou sur leurs appareils mobiles, ils peuvent partager leurs idées visuellement, échanger des documents et associer des dates de fin à des tâches.

Cependant, Google Jamboard n’est qu’un début. BenQ dispose d'une gamme d'écrans plats interactifs qui permettent d'améliorer la collaboration et d'augmenter la productivité. Les tailles peuvent aller de 55 à 86 pouces, certains disposant d’une interactivité multi-touch intégrée de 20 points. BenQ offre tout ceci, où et quand vous le souhaitez, pour effectuer vos présentations.

Comment mener des réunions plus productives
Les dirigeants d’entreprise ont besoin d'un dispositif central regroupant toutes ces technologies. BenQ le propose par le biais de technologies de communication et de collaboration qui incluent Google Jamboard . Offrez à vos idées les meilleures chances de succès sur un écran plat interactif 4K de 55 pouces qui exploite des applications basées sur le cloud. Avec un plan présenté de manière claire, tout le monde peut s’impliquer.

Vous pouvez également profiter de présentations sans fil sur les écrans plats interactifs de BenQ à l’aide de logiciels hautement performants. Avec l’application de présentation sans fil exclusive InstaQShare de BenQ, les utilisateurs professionnels ont la possibilité de commencer leur présentation et de diffuser des contenus multimédia en qualité full HD de manière fluide, directement depuis des appareils Android, iOS, Mac ou Windows conjointement avec 15 autres intervenants connectés sans fil. De plus, le système de présentation sans fil InstaShow™ de BenQ et le dongle WiFi QCast peuvent répondre aux besoins actuels des employés concernant les présentations sans fil. Sans aucun logiciel, il vous suffit de brancher InstaShow™ sur un ordinateur portable pour profiter d'une collaboration sans fil immédiate d'un simple toucher avec un niveau de sécurité adapté aux entreprises. Le dongle WiFi QCast permet quant à lui de diffuser des contenus sans fil en full HD depuis des ordinateurs portables et appareils iOS ou Android.

Contactez BenQ pour intégrer ces technologies à votre société. Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre imagination, de votre inspiration, de vos possibilités et de votre expertise lors de votre prochaine réunion, prenez contact avec BenQ et laissez-les prendre forme

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